按Enter到主內容區
:::
現在位置 首頁 > 便民服務 > 檔案應用專區 > 檔案情報站
  • 友善列印
  • 回上一頁

臺中市政府社會局檔案災害及突發事件應變處理要點

  • 最後異動時間: 2018-05-16
  • 發布單位: 臺中市政府社會局

本局為保全檔案資產預防危安事件肇生以及因應各種可能之突發緊急事件,迅速結合救災資源,採取應變措施,達到損害降至最低,確保檔案安全,特訂定本要點。

壹、緣由:
臺中市政府社會局(以下簡稱本局)為保全檔案資產預防危安事件肇生以及因應各種可能之突發緊急事件,迅速結合救災資源,採取應變措施,達到損害降至最低,確保檔案安全,特訂定本要點。

貳、依據:
一、「檔案法」第七條
二、「檔案法施行細則」第六、九條

叁、人員編制:
因應各種緊急事件可能造成之災害,成立檔案緊急搶救小組(簡稱本小組),本小組設組長一人由本局秘書室主任擔任,副組長一人由本局秘書室股長擔任,其他人員依指示進行搶救作業,如遭遇重大急難無法應付時,得請其他科室調派人力支援。

肆、日常準備工作:
一、明定各項緊急事件負責人。
二、彙整緊急應變相關資源含消防局(隊)、警察局、衛生局、醫院、水電維修所商、建築公會、同仁電話明細表、各項材料採購來源等。
三、成立緊急事件預防與處理組織,負責建築管理、避難引導、日常安檢等。
四、裝設與偵測防災設備:如消防設備、警報系統等。
五、各項禁止標識:如禁煙、禁食、禁放爆裂物、不當使用電源插頭等。
六、備妥搶救裝備及材料。
七、指定專人檔管主辦負責注意氣象局天然災害的預報。
八、定期舉辦災變講習及演練,充實同仁搶救知識,加速災害搶救及降低損害。
九、緊急對外聯絡電話明細表,除辦公室放置一份外,家裡亦應備放一份,以備下班時間使用。
十、人員異動資料,注意隨時更新,至少每季檢視一次。
十一、備好檔案室及辦公室區域配置圖。
十二、規劃搶救路線。

伍、緊急事件之狀況與處理:
一、本局檔案室危害破壞事件:
在主任指揮監督下,由秘書室迅即通報相關單位,成立「檔案危機處理小組」,完成組織編組與任務分配,採取緊急應變措施,執行搶救支援,警戒救護等工作,防範危害事件發生與擴大。
二、一般火災事件:
(一)發現火警,應先就近以滅火工具撲滅火源,並迅即發動附近員工加入救火行列,並通知消防單位、政風及報告主任。
(二)立即關閉不必要之電源,撒離周邊重要文件、物資、易燃易爆物品,並疏散無關人員。
(三)消防人員抵達現場後,由主管統一指揮,全體員工協力搶救。
(四)火災撲滅後派員監視火場,保持現場完整,以鑑定起火原因,並注意現場附近如有可疑人物,立即通知政風人員處理。
三、水損檔案(颱風、豪雨、水管堵塞、地震(水管震裂)、消防救火):
(一)檔案庫房管理人員須注意中央氣象局所發佈之氣象預報,做好防災準備並提高警覺。
(二)視實際情形成立「檔案緊急搶救小組」,成員隨時待命。
(三)遇有災害發生,隨即通知本局災害防救中心搶救。
四、停電、空調故障:
(一)停電或空調故障期間必須通知電工(或電力公司)派員到場搶修,啟動備用電源。
(二)當維修人員抵達辦公室時,檔案人員必須陪同前往了解情況,直至修理員離開辦公室為止。
(三)電力恢復或空調恢復運轉,須確認正常無虞,並請維修人員稍作待命等候,以防再次發生故障。
五、發現爆裂物或可疑物品事件:
(一)檔案室發現可疑物品時,應依規定通知政風人員偵檢,以維安全。
(二)發現疑似爆裂物時,應即由政風人員通報警察機關防爆人員處理,並報告主任。
(三)立即疏散附近人員,將重要文件、物資、易燃易爆物品撤離,並關閉不必要之電源,打開門窗。
(四).警察機關防爆人員到達前,應在附近實施警戒,禁止無關人員進入危險區,全體員工並完成消防救護準備。
(五)清查各樓層內有無類似爆裂物或可疑人員、物品、通知政風人員處理。
六、檔案遭受蟲害、菌害:
(一)檔案入庫前應檢查檔案狀況,如有蟲害或發霉情事,應立即隔離進行除蟲或殺菌。
(二)檔案已遭受到蟲害或菌害,即進行除蟲、殺菌處理。
(三)前項處理應避免造成檔案、人體之傷害及環境之破壞,處理後應將蟲屍、排遺清理乾淨。
七、失竊事件:
(一)保留現場完整,通知政風人員處理,並立即向警察機關報案,由警察機關派員蒐證。
(二)於警察機關完成蒐證後,清查財物損失情形,並報告主任及警察機關。
(三)積極提供線索資料,以利警察機關偵處。

陸、如發生庫房火災、水損、空調故障、停電、蟲害等突發狀況,檔案室依本局檔案災損緊急處理作業程序辦理。

柒、檔案因天災或事故致毀損者,檔案管理人員依下列規定辦理:
一、辦理檔案修復之鑑定,可修復者應儘量予以修復。
二、經鑑定無法修復者,得將檔案毀損原因及已毀損檔案之檔號、案名及案件數量等情形,併同檔案鑑定報告簽請主任核准後,報請市府層轉檔案管理局核備。
三、經檔案管理局備查後,檔案管理人員依執行銷毀之程序辦理銷毀,其相關函件應永久保存。
四、已銷毀之檔案,檔案管理人員應依檔案法相關規定辦理。

捌、本要點自局長核定後即日施行,修正時亦同。

  • 市府分類: 一般行政
  • 發布日期: 2018-05-16
  • 點閱次數: 1164

檔案下載(或附件)